Informace o zpracování osobních údajů zákazníků a dodavatelů


Na základě Nařízení EU 2016/679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů zákazníků a dodavatelů, ke kterému dochází v souvislosti s naší obchodní činností.

V případě obchodování s firmou, která je právnickou osobou, jde o kontaktní informace o osobách, se kterými komunikujeme na straně zákazníka/dodavatele.

V případě fyzických osob jde o osobní údaje firmy – fyzické osoby a kontaktní informace o osobách, se kterými komunikujeme na straně zákazníka/dodavatel.

Jedná se o údaje, které potřebujeme pro zajištění plnění smlouvy nebo objednávky a následnou fakturaci a případné řešení reklamací. Také pracujeme s kontaktními informacemi na osoby, které potřebujeme v oprávněném zájmu pro organizační zajištění dodávek.

Fakturační údaje musíme ponechávat v evidenci z právní povinnosti podle zákona o DPH po dobu 10-ti let.

Kontaktní údaje z titulu oprávněného zájmu v souladu se zákonem 480/2004 používáme i pro zasílání e-mailových nabídek či poptávek. Možnost odmítnout toto zasílání je součástí každé zprávy.

Máte právo na jejich výpis, opravu, výmaz, omezení zpracování, podání námitky, odvolání souhlasu a podání stížnosti.

Správcem osobních údajů je CEGELEC a.s., adresa: Chodovská 3, Praha 4, PSČ 141 00.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: hyrman@cegelec.cz, tel.: 271 003 378

1. Kontaktní údaje


Správcem osobních údajů je Cegelec a.s., adresa: Chodovská 3, Praha 4, PSČ 141 00.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: hyrman@cegelec.cz, tel.: 271 003 378

2. Tabulka zpracování osobních údajů


Název zpracování

Účel zpracování

Kategorie osobních údajů

Právní titul

Upřesnění právního titulu

Doba uložení

Další příjemci

Zdroj údajů

Údaje pro objednávku, smlouvu

Zajištění dodání objednávky, smlouvy

Kontaktní a fakturační údaje

Výběrové řízení

Do doby výmazu ze seznamu odběratelů a dodavatelů

Nejsou

Subjekt údajů

Zpracování účetních dokladů

účtování

Kontaktní a fakturační údaje

Právní povinnost

Zákon o DPH

10 let

Subjekt údajů

Zpracování osobního dotazníku

Příprava pracovní smlouvy

Identifikační a kontaktní údaje

Plnění smlouvy

Pracovní smlouva

Po dobu platnosti pracovní smlouvy

Nejsou

Subjekt údajů


3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly - jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

Doba uložení - znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

4. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

Právo

Upřesnění

Požadovat výpis

Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup. Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu. Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.

Požadovat opravu

Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění.

Požadovat výmaz

Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul. Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.

Požadovat omezení zpracování

Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu. K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.

Podat námitku proti zpracování

Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána. V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme.

Odvolat souhlas se zpracováním

To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.

Požadovat výpis v přenositelném formátu

Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu. Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu XLS s pojmenovanými sloupci.

Podat námitku proti automatizovanému rozhodování

Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.

Podat stížnost na dozorový úřad

V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.


5. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

Osobně v sídle společnosti, nebo elektronicky s ověřením totožnosti – viz níže. K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
b) odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

a) zašlete ji e-mailem na adresu hyrman@cegelec.cz s platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
b) Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky: t6zdckd

Uveďte do ní:

1) Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
2) O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
3) Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
4) Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.



Information on processing personal data of customers and suppliers


Based on Regulation EU 2016/679 (hereinafter GDPR only) we communicate your information about processing data of our customers and suppliers about our commercial activities.

When trading with a company who is a legal person, it concerns contact information about customer/supplier persons we are in contact with.

In case of natural persons, it concerns personal data of the company—natural person and contact information about customer/supplier persons we are in contact with.

These are data we need for the fulfilment of contract or order, subsequent invoicing and solving potential complaints. We also work with contact information of persons that we need in our legitimate interest for the organization of deliveries.

In accordance with VAT Act we must archive the invoicing data for 10 years.

For the purpose of our legitimate interest in accordance with Act No. 480/2004 we used the contact data also for sending e-mail offers or bid requests. Sending such messages can be rejected.

You have right to their copy, correction, deletion, restricted processing, to file objection, to withdraw approval and file complaint.

The administrator of personal data is CEGELEC a.s., address: Chodovská 3, Praha 4, PSČ 141 00.

Contact to person responsible for personal data protection: hyrman@cegelec.cz, tel.: 271 003 378

1. Contact data


The administrator of personal data is CEGELEC a.s., address: Chodovská 3, Praha 4, PSČ 141 00.

Contacts on person responsible for personal data protection: hyrman@cegelec.cz, tel.: 271 003 378

2. Chart of personal data processing


Name of processing

Purpose of processing

Category of personal data

Legal title

Specification of legal title

Storage time

Further recipients

Data source

Data for order, contract

To ensure deliver of order, contact

Contact and invoicing data

Selection process

Until deleted from the list of customers and suppliers

none

Data subject

Processing accounting documents

posting

Contact and invoicing data

Legal obligation

VAT Act

10 years

Data subject

Processing personal questionnaire

Preparation of work agreement

Identification and contact data

Contract fulfilment

Work agreement

During the validity of work agreement

none

Data subject


3. Explanation of the chart and processing

Legal titles – legal reasons for processing, are defined in GDPR regulation, articles 6 and 9.

Data retention period – the period for which we are authorized or obliged to process and store your data.

Further recipients – here we state further recipients whom we hand over the data. If there is „none “, it means that we do not hand over the data to anybody else.

Data source – here we state from whom we received the personal data. If „Data subject“is indicated, it means that we received the data directly of the person concerned.

We do not intend to submit your data out of the EU or to some international organization.

If the data processing is based on legal title „Contract conclusion or fulfilment “, we need your personal data for the conclusion of contract and its subsequent fulfilment without which the contract cannot be concluded.

If the data processing is based on legal title „Legal obligation “, we need to process your personal data on the bases of legal requirements for the period required by the given law. During this period, the processing cannot be restricted or deleted.

Your personal data will be processed only for purpose specified in the chart.

4. Description of data subject rights

As the data subject (natural person whose data are processed) you have the following rights to your personal data:

Right

Specification

To demand copy

It is a copy of data we keep on you, so called access right.

The copy will be made in a format depending on our possibilities. You have the right to demand the copy in the format specified by you.

The only exception when the copy cannot be made is in case that the publication of the documents will threaten rights and freedom of other persons, i.e. personal data of other persons, protection of business secret, intellectual property etc.)

To demand correction

If you find out that the data we keep on you are inaccurate, obsolete or incomplete, ask for their correction of completion.

To demand deletion

The deletion must be made in case that the personal data are kept after the given retention period or if their legal title is not valid.

The deletion cannot be legally made in cases when the data processing is carried out based on legal title Contract fulfilment or Legal obligations.

To demand restriction of data processing

It relates to the processing based on legitimate interest

The processing is restricted in case that objection is raised and the restriction will last during the time the objection is handled.

To raise objection against processing

The objection can be raised in case that the processing is performed on grounds of legitimate interest.

The objection against sending commercial communications will always be recognized.

In case of mentioning your name or other contact data to provide services, the possibility of their misuse is almost excluded and for this activity it is necessary. Therefore, we consider our legitimate interest prevailing of objections are not recognized.


5. How to exercise the rights

If you want to exercise some of these rights, you can submit the request in the following way:

Personally, in company seat or electronically with the verification of identity – see below. At the date of completion, you will receive, after repeated verification of your identity, the Notification of the result of your request and related materials.

We are authorized to charge a fee for administrative costs if more than one copy is required.

Operations connected with the exercise of rights are carried out free of charge.

If, however, the requests are found obviously unreasonable and inadequate, particularly because they are repeated, then we can:

a) To impose adequate fee covering administrative costs
b) To reject the request

If you want to submit your request electronically:

a) Send it by e-mail to hyrman@cegelec.cz with valid electronical signature; it cannot be recognized without this verification of identity.
b) Or send it from your data box to data box: t6zdckd

Insert the following data:

1) Identification data – first name, surname, birthdate
2) Exercise of which right you ask for – see chapter Description of data subject rights
3) Specification of request – e-g. In case of data correction
4) Telephone – for potential specifications and for the agreement on further procedure

In case of doubts about your identity, we are authorized to ask you for additional information confirming your identity.



Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Lieferanten - Webseite


Aufgrund der Verordnung (EU) 2016/679 (nachfolgend nur DSGVO genannt) teilen wir Ihnen die Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Lieferanten, zu der es im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit kommt, mit.

Im Falle des Geschäftsverkehrs mit einer Firma, die die juristische Person ist, geht es um Kontaktinformationen über Personen, mit denen wir auf Seite des Kunden/Lieferanten kommunizieren.

Im Falle natürlicher Personen geht es um personenbezogene Daten der Firma – der natürlichen Person und um die Kontaktinformationen über Personen, mit denen wir auf Seite des Kunden/Lieferanten kommunizieren.

Es handelt sich um Daten, die wir für die Sicherstellung der Erfüllung eines Vertrags oder einer Bestellung und die folgende Rechnungslegung und eventuelle Reklamationsabwicklung benötigen. Wir arbeiten auch mit den Kontaktinformationen der Personen, die wir im berechtigten Interesse für die organisatorische Sicherstellung der Lieferungen benötigen.

Wir sind verpflichtet, die Angaben zur Rechnungslegung in der Evidenz gemäß dem MwSt.-Gesetz 10 Jahre zu archivieren.

Wir wenden die Kontaktangaben im berechtigten Interesse in Übereinstimmung mit dem Gesetz 480/2004 auch für die Sendung der Angebote oder Nachfragen per E-Mail an. Die Möglichkeit, diese Versendung abzulehnen, ist Bestandteil jeder Nachricht.

Sie sind berechtigt, deren Auszug, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, Einwendungen zu erheben, Genehmigung zurückzuziehen und Beschwerden einzubringen.

Der Verwalter personenbezogener Daten ist die Gesellschaft CEGELEC a.s., mit der Anschrift: Chodovská 3, Praha 4, PLZ 141 00.

Kontaktdaten zur Person, die für den Schutz personenbezogener Daten verantwortlich ist: hyrman@cegelec.cz, Tel.: 271 003 378

1. Kontaktdaten

Der Verwalter personenbezogener Daten ist die Gesellschaft CEGELEC a.s., mit der Anschrift: Chodovská 3, Praha 4, PLZ 141 00.

Kontaktdaten zur Person, die für den Schutz personenbezogener Daten verantwortlich ist: hyrman@cegelec.cz, Tel.: 271 003 378

2. Tabelle der Verarbeitung personenbezogener Daten

Bezeichnung der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung

Kategorie personenbezogener Daten

Rechtsgrund

Präzisierung des Rechtsgrundes

Aufbewahrung -sdauer

Weitere Empfänger

Datenquelle

Daten für die Bestellung, den Vertrag

Sicherstellung der Übermittlung der Bestellung, des Vertrags

Kontakt- und Rechnung -slegungsdaten

Ausschreibung

Bis zum Zeitpunkt der Löschung aus der Kunden- und Lieferantenliste

Keine

Datensubjekt

Verarbeitung der Buchführungsbelege

Buchung

Kontakt- und Rechnung -slegungsdaten

Rechtspflicht

MwSt.-Gesetz

10 Jahre

Datensubjekt

Verarbeitung des Personenfragebogens

Vorbereitung des Arbeitsvertrags

Identifikations- und Kontaktdaten

Erfüllung des Vertrags

Arbeitsvertrag

Für die Dauer des Arbeitsvertrags

Keine

Datensubjekt

3. Erläuterungen zur Tabelle und Verarbeitung

Rechtsgründe - sind gesetzliche Begründungen der Verarbeitung, die in der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO, Artikel 6 und 9 definiert sind.

Aufbewahrungsdauer - bedeutet, wie lange wir berechtigt oder verpflichtet sind, Ihre Angaben zu verarbeiten und aufzubewahren.

Weitere Empfänger – hier wir angegeben, an welche weitere Empfänger die Daten übergeben werden. Wenn „Keine“ angegeben ist, bedeutet dies, dass die Daten an keine Personen übergeben werden.

Datenquelle – hier wird angegeben, von wem wir personenbezogene Daten erhalten haben. Wenn „Datensubjekt“ angegeben ist, bedeutet dies, dass wir die Daten direkt von der Person erhalten haben, die die Daten betreffen.

Wir haben keine Absicht, Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU oder an eine internationale Organisation zu weiterzuleiten.

Falls der Verarbeitung der Rechtsgrund „Abschluss oder Erfüllung des Vertrags“ zugrunde gelegt wird, benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten für den Vertragsabschluss und die anschließende Vertragserfüllung, ohne diese Daten kann der Vertrag nicht abgeschlossen werden.

Falls der Verarbeitung der Rechtsgrund „Rechtspflicht“, zugrunde gelegt wird, benötigen wir, Ihre Daten aufgrund der gesetzlichen Anforderungen für die Dauer gemäß dem entsprechenden Gesetz zu verarbeiten und für diese Dauer dürfen wir weder die Verarbeitung einschränken, noch die Daten löschen.

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir nur zu den in der Tabelle angegebenen Zwecken.

4. Beschreibung der Rechte der Datensubjekte

Als Datensubjekt (natürliche Person, deren Daten verarbeitet werden) haben Sie an Ihren personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Recht

Präzisierung

Auszug verlangen

Es handelt sich um den Auszug der Daten, die wir über Sie führen, d.h. Zugriffsrecht.

Wir führen den Auszug im Format entsprechend unseren Möglichkeiten durch. Sie sind nicht berechtigt, den Auszug im von Ihnen festgelegten Format zu verlangen.

Die Ausnahme, wenn wir den Auszug nicht fertigen dürfen, sind die Fälle, die die Dokumente betreffen, durch deren Veröffentlichung die Rechte und Freiheiten anderer Personen gefährdet werden. Es handelt sich um personenbezogene Daten weiterer Personen, Schutz des Geschäftsgeheimnisses, geistigen Eigentums usw.

Berichtigung verlangen

Wenn Sie feststellen, dass wir über Sie ungenaue, veraltete oder unvollständige Daten führen, verlangen Sie deren Berichtigung oder Ergänzung.

Löschung verlangen

Wir müssen die Löschung in den Fällen vornehmen, wenn personenbezogene Daten nach Ablauf der festgelegten Frist oder ohne den gültigen Rechtsgrund gespeichert werden.

Wir dürfen die Löschung laut Gesetz nicht vornehmen, wenn die Verarbeitung wegen der Erfüllung des Vertrags oder der Rechtspflicht durchgeführt wird.

Einschränkung der Verarbeitung verlangen

Dies betrifft den Grund des berechtigten Interesses.

Zur Einschränkung der Verarbeitung kommt es im Falle der Erhebung der Einwendung und die Einschränkung dauert für die Zeit der Beurteilung der Einwendung.

Einwendung gegen die Verarbeitung erheben

Die Einwendung kann dann erhoben werden, wenn die Verarbeitung wegen des berechtigten Interesses durchgeführt wird.

Die Einwendung gegen die Versendung der geschäftlichen Mitteilungen wird immer anerkannt.

Wenn Ihr Name oder eine andere Kontaktangabe im Interesse der Dienstleistungserbringung aufgeführt wird, wird die Möglichkeit des Missbrauchs fast ausgeschlossen und für diese Tätigkeiten ist dies unerlässlich. Daher gilt unser berechtigtes Interesse als überwiegend und wir erkennen keine Einwendungen an.

Zustimmung zur Verarbeitung widerrufen

Dies ist in den Fällen möglich, wenn die Verarbeitung aufgrund der Zustimmung durchgeführt wird. Wenn Sie die Zustimmung zur Verarbeitung erteilt und dann widerrufen haben, wird die Verarbeitung beendigt.

Auszug im übertragbaren Format verlangen

Sie können den Auszug im übertragbaren Format nur dann verlangen, wenn die Verarbeitung auf dem Rechtsgrund erfolgt - Erfüllung des Vertrags und Genehmigung.

Sie können den Auszug nur solcher Angaben verlangen, die Sie uns übermittelt haben und die wir in elektronischer Form führen und Sie sind nicht berechtigt, ein Format zu verlangen. Wir übergeben Ihnen die Daten im XLS-Format mit benannten Spalten.

Einwendung gegen automatisierte Entscheidung erheben

Wir führen keine Verarbeitungen aufgrund der automatisierten Entscheidung durch.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einbringen

Falls wir Ihren Antrag binnen 1 Monat nicht beantworten, können Sie Beschwerde bei der Behörde für den Schutz personenbezogener Daten einbringen.

5. Weise der Rechtsausübung

Wenn Sie eines folgender Rechte geltend machen wollen, können Sie dies beantragen, wie folgt:

Persönlich im Sitz der Gesellschaft oder elektronisch mit der Beglaubigung der Identität – siehe unten. Zum Datum der Erledigung wird hier Ihnen nach der erneuten Beglaubigung die schriftliche Benachrichtigung über das Ergebnis des Antrags und zusammenhängende Materialien übergeben.

Wenn von Ihnen mehr als eine Kopie beantragt werden, sind wir sind berechtigt, die Gebühr entsprechend den Verwaltungskosten in Rechnung zu stellen.

Die mit der Rechtsausübung der Datensubjekte verbundenen Handlungen erfolgen kostenlos.

Wenn aber festgestellt wird, dass die Anträge evident grundlos oder unangemessen sind, insbesondere weil sie sich wiederholen, können wir dann:

a) eine angemessene Gebühr auferlegen, die die Verwaltungskosten berücksichtigt

b) verweigern, den Antrag stattzugeben.

Wenn Sie den Antrag elektronisch absenden wollen:

a) senden Sie den Antrag per E-Mail an die Adresse hyrman@cegelec.cz mit der gültigen elektronischen Unterschrift, ohne diese Bestätigung der Identität kann der Antrag nicht anerkannt werden.

b) Oder Sie können den Antrag aus Ihrer Databox in folgende Databox absenden: t6zdckd

Geben Sie hier an:

1) Identifikationsangaben – Vorname, Name, Geburtsdatum

2) Welche Rechtsausübung Sie verlangen – siehe Kapitel Beschreibung der Rechte der Datensubjekte

3) Präzisierung des Antrags – z.B. richtige Daten im Falle der Berichtigung

4) Telefon – für eventuelle Präzisierungen und Abstimmung der weiteren Vorgehensweise

Falls Bedenken über Ihre Identität entstehen, können wir von Ihnen die Übermittlung der ausreichenden Informationen für die Bestätigung der Identität verlangen.